關于電算化會計檔案利用問題的探討

摘要：電算化會計檔案利用能完整地呈現出企業組織發展進程，合理開發和科學利用電算化會計檔案，能為社會的發展創造出經濟效益，發揮電算化會計檔案在現代經濟時代的真正作用。
一、電算化會計檔案的特點：
　　電算化會計檔案廣義上指存貯會計數據的各種憑證、賬簿、報表和程序的軟盤及其他存貯介質，系統開發運行中編制的各種文檔以及其他會計資料，同時輔之以打印輸出的各種紙質賬簿、報表、憑證等。狹義的電算化會計檔案是保存在磁盤、可讀寫光盤、磁帶等存貯介質上的會計檔案。各級企、事業單位實行會計電算化以后，財務人員的所有日常工作以及歷年會計檔案的查找利用，均可在計算機上完成。因此，電算化會計檔案具有下列特點：電算化會計檔案存儲的范圍廣。它傳統會計檔案具有更廣泛的內涵：它不僅具有傳統的會計信息，還包括會計電算化的紙質文件、電子文件以及系統軟件。在會計電算化條件下，會計檔案的載體本身發生了巨大的變化，電算化會計檔案存儲的會計信息得到了擴大。財務人員首先要掌握計算機知識，然后才能使用計算機進行會計核算、處理。電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關，電腦操作系統、財務管理和會計電算化應用軟件不斷更新，使會計檔案也在不斷更新。
　　電算化會計檔案管理要求更高的科學性。電算化會計檔案通過計算機使用起來更快捷、方便，更容易產生決策參考價值，為管理和決策提供較好的支持。要管理好電算化會計檔案信息，必須配備專兼職檔案管理人員。另外必須根據電算化會計檔案的特點，做好會計檔案的各方面工作。
　　電算化會計檔案具有更高的的安全性、完整性要求。會計檔案主要對財務收支進行價值量的記錄和描述，反映經濟活動的質的變化，要求極準確的資料。而在電算化條件下，會計數據高度集中在磁盤、光盤等磁性介質上，會計數據，會計信息的完整性、安全性受到挑戰。而電算化會計檔案又受載體的質量、存放環境等條件的影響。所以要求電算化會計檔案的保密性和安全性比傳統的會計檔案高。
二、電算化會計檔案利用的影響因素：
政策法規對電算化會計檔案利用的影響。國家制定的檔案法和會計法為會計檔案利用提供了基本前提。目前，會計檔案信息資源開發利用的相關規定不完善，使會計檔案管理部門對電算化會計檔案信息的開發利用沒有可操作的依據。因此，要利用電算化會計檔案信息資源，就必須建立關于這方面的政策、法律、法規，增強現有法律、法規的可操作性，集中組織對電算化會計檔案的利用，保證全國會計檔案信息資源建設正常進行。
經濟發展對電算化會計檔案利用的影響。經濟因素是社會存在和發展的基礎，它影響著社電算化會計檔案信息資源的利用。表現在：社會主義市場經濟促使電算化會計檔案信息利用要以服務廣大信息用戶為宗旨，以信息市場的需求為導向。電算化會計檔案信息資源推動了社會經濟的發展，并獲得社會經濟對它的支持和保障；隨著知識經濟時代的到來，電算化會計檔案有著其他信息資源不可替代的作用；經費不足困擾著會計檔案信息資源利用。運用現代技術、設備購置和人員培訓等都需要經費支持，這使電算化會計檔案信息資源利用受到限制。
　　科技進步對電算化會計檔案利用影響。科技的進步為電算化會計檔案信息資源利用創造了條件，電算化會計檔案信息將通過網絡為更多的人利用。深層次地開發會計檔案信息資源方向發展，直接影響到電算化會計檔案信息利用。所以，對科學技術的合理運用會給電算化會計檔案信息資源利用有重要影響管理制度對電算化會計檔案利用影響。會計電算化在網絡應用領域的拓寬使電算化進一步發展，并有著極為重要的經濟意義與法律意義。在以要積極探索電算化會計檔案信息資源利用的新方法，把電算化會計檔案信息存儲于便于提取、傳遞的載體人員素質對電算化會計檔案利用影響。利用電算化會計檔案信息資源關鍵在于提高電算化會計檔案人員的素質，合理安排與使用人員，適應電算化會計檔案利用工作的需要，充分發揮電算化會計檔案的經濟價值。
三、電算化會計檔案利用的原則：
　　電算化會計檔案具有全新特點，必須建立和遵守其工作原則，才能方便利用者的利用需要，并有利于保證電算化會計檔案的安全。
　　電算化會計檔案的雙套備份制度要嚴格執行。其中一套封存起來，封存電算化會計檔案的“原始性”，對外提供的一般應為只讀文件，不宜直接向利用者提供拷貝件。
　　采用適當的控制技術。用密鑰技術、用戶身份驗證技術等方法對需要控制使用的電算化會計檔案進行加密管理，使無關人員無法進入該文件，利用者和利用權限只能靠系統來鑒別、控制，另外，對建立的規章制度應注意有效性與可行性。
　　電算化會計檔案要限制利用方式，確保其使用安全。在不能確保安全時要加以限制。電算化會計檔案特點使其在利用活動中的保密與安全問題不好控制。因此要采取更為嚴密的安全措施，避免由于安全問題帶來不可挽回的損失。
　　發揮電算化會計檔案的最大限度優越性。建立一個科學的完整的電算化會計檔案系統。縮短會計檔案的傳輸時間，使會計檔案在宏觀控制和微觀管理中都能充分發揮作用，從而獲得更多的社會經濟效益。
總之，開發和利用電算化會計檔案信息資源，是會計檔案部門生存與發展的需要，是社會主義經濟建設的必然結果，對整個國民經濟的發展起著促進作用。

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